Kebijakan Privasi

Terakhir diperbarui:

Ringkasnya: kami hanya meminta data yang diperlukan untuk melayani Anda, tidak pernah menjualnya, menyimpannya selama yang diperlukan saja, dan Anda bisa meminta data Anda dilihat, diperbaiki, dihapus, atau dipindahkan kapan saja.

HR Digital ("kami") menghormati privasi Anda. Kebijakan ini menjelaskan data pribadi apa yang kami proses, untuk apa, atas dasar apa, berapa lama, kepada siapa dibagikan, dan apa saja hak Anda. Kebijakan ini disusun berdasarkan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP), Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik beserta perubahannya (terakhir Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2024), Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik, dan Peraturan Pemerintah Nomor 80 Tahun 2019 tentang Perdagangan Melalui Sistem Elektronik. Berlaku sejak 18 Oktober 2026.

1. Siapa pengendali data

Untuk data situs, akun area klien, pemesanan, tagihan, trial, dan lisensi, HR Digital adalah pengendali data pribadi. Pertanyaan dan permintaan terkait data pribadi dapat dikirim ke petugas pelindungan data kami di marketing@hrweb.id atau WhatsApp +6285111467776.

2. Data yang kami kumpulkan

  • Formulir kontak: nama, nama usaha/instansi, nomor WhatsApp, jenis kebutuhan, dan pesan.
  • Pemesanan website dan domain: data pemilik domain serta dokumen verifikasi yang diwajibkan pengelola nama domain.
  • Trial dan langganan aplikasi: nama, email, nomor WhatsApp, nama usaha, subdomain atau domain, deskripsi kebutuhan, riwayat langganan, dan riwayat pembayaran.
  • Akun area klien: nama, email, nomor WhatsApp, nama usaha, alamat penagihan lengkap (jalan, kelurahan/desa, kecamatan, kabupaten/kota, provinsi, dan kode pos), alamat IP saat mendaftar dan memesan, email salinan tagihan bila Anda isi, riwayat layanan dan tagihan, isi tiket bantuan beserta lampirannya, serta catatan keamanan akun (misalnya waktu masuk dan autentikasi dua langkah).
  • Email yang kami kirim: salinan email ke Anda (tagihan, pemberitahuan layanan, balasan bantuan, informasi, dan promo), status terkirim atau gagal, dan waktu email dibuka bila gambar di email dimuat. Data ini dipakai untuk memastikan email penting sampai kepada Anda.
  • Pendaftaran add-on pihak ketiga: bila Anda memesan add-on Pembayaran online, kami meminta KTP pemilik, foto rekening pencairan dana, serta NPWP dan NIB bila ada, untuk mendaftarkan akun Duitku atas nama usaha Anda (verifikasi penyedia pembayaran). Untuk notifikasi WhatsApp, kami dapat meminta bukti kepemilikan nomor usaha.
  • Pemesanan lewat tim marketing: data yang Anda berikan kepada marketing kami untuk dibuatkan pesanan, serta nama marketing yang menangani.
  • Pemeriksaan lisensi oleh aplikasi: kunci lisensi, ID instalasi acak, alamat host, versi aplikasi, alamat IP, dan waktu pemeriksaan.
  • Pencegahan penyalahgunaan trial: alamat IP, nomor WhatsApp, domain email, dan sidik digital (hash) dari data tersebut untuk mengenali pendaftaran trial berulang.
  • Data teknis situs: alamat IP dan cookie sesi yang diperlukan agar situs dan formulir aman. Data analitik kunjungan hanya dikumpulkan setelah Anda menyetujuinya (lihat bagian Cookie).

Selain data rekening untuk pendaftaran Pembayaran online di atas (data keuangan, diproses atas persetujuan Anda saat mengunggahnya), kami tidak meminta data pribadi yang bersifat spesifik (misalnya data kesehatan, biometrik, atau data anak) untuk keperluan kami sendiri. Pembayaran diproses oleh payment gateway; kami tidak menyimpan nomor kartu atau PIN Anda.

3. Data di dalam aplikasi pelanggan

Untuk data yang dimasukkan pelanggan ke dalam aplikasi, misalnya data pembeli, pasien, siswa, karyawan, atau transaksi, pelanggan adalah pengendali data dan kami adalah prosesor data sesuai Pasal 51 UU PDP. Kami hanya memproses data tersebut untuk menjalankan, mencadangkan, dan mengamankan layanan sesuai instruksi pelanggan, tidak memakainya untuk kepentingan kami sendiri, dan menjaga kerahasiaannya.

  • Pelanggan bertanggung jawab memiliki dasar pemrosesan yang sah, termasuk persetujuan pelanggannya untuk menerima pesan WhatsApp.
  • Data pribadi spesifik, seperti rekam medis di modul klinik atau data siswa di modul sekolah, memerlukan dasar pemrosesan dan pengamanan tambahan. Data anak diproses atas persetujuan orang tua atau wali (Pasal 25 UU PDP), yang menjadi tanggung jawab sekolah atau lembaga sebagai pengendali data.
  • Bila terjadi kegagalan pelindungan data pada sistem kami, kami memberi tahu pelanggan sebagai pengendali data tanpa penundaan agar pelanggan dapat memenuhi kewajibannya.
  • Data aplikasi disimpan selama berlangganan dan 30 hari sejak langganan berakhir (jatuh tempo yang tidak dibayar, termasuk bila pelanggan berhenti berlangganan), lalu dihapus permanen. Data trial dihapus 30 hari setelah trial berakhir bila tidak dilanjutkan berlangganan. Salinan cadangan yang tersisa terhapus otomatis saat siklus rotasinya berakhir. Arti setiap istilah dijelaskan di Syarat & Ketentuan Aplikasi bagian 7.

4. Tujuan dan dasar pemrosesan

Setiap pemrosesan memakai salah satu dasar yang diatur Pasal 20 UU PDP:

  • Menanggapi pertanyaan dan menyiapkan penawaran: persetujuan Anda saat mengirim formulir.
  • Mengerjakan pesanan, mendaftarkan domain, menyiapkan aplikasi, memberi bantuan, dan menagih layanan: pelaksanaan perjanjian.
  • Mengirim pengingat jatuh tempo, pemberitahuan perubahan harga, dan informasi penting layanan: pelaksanaan perjanjian.
  • Mencegah penipuan, penyalahgunaan trial, dan menjaga keamanan sistem: kepentingan yang sah dengan memperhatikan hak Anda.
  • Pencatatan transaksi dan perpajakan: kewajiban hukum.
  • Analitik kunjungan situs dan pesan promosi: persetujuan yang dapat Anda tarik kapan saja, misalnya lewat tautan "Berhenti berlangganan" di setiap email promo atau pilihan "Terima email promo" di profil area klien. Email tagihan dan informasi penting layanan tetap dikirim karena bagian dari pelaksanaan perjanjian.

Kami tidak membuat keputusan yang berdampak hukum terhadap Anda semata-mata berdasarkan pemrosesan otomatis. Penolakan trial berulang dapat ditinjau ulang oleh tim kami bila Anda menghubungi kami.

5. Berbagi data

Kami tidak menjual data pribadi. Data hanya dibagikan sebatas yang diperlukan kepada:

  • registri dan registrar nama domain (termasuk PANDI) untuk pendaftaran domain;
  • penyedia server dan infrastruktur yang menjalankan situs dan aplikasi kami;
  • payment gateway (Duitku) untuk memproses pembayaran, sebatas nama, email, nomor WhatsApp, alamat penagihan, nominal, dan metode yang Anda pilih;
  • penyedia integrasi yang dipilih pelanggan, yaitu Accurate Online untuk sinkron akuntansi dan WhatsApp Business Platform (Meta) untuk pesan WhatsApp;
  • penyedia email untuk mengirim tagihan dan pemberitahuan;
  • pihak berwenang bila diwajibkan peraturan perundang-undangan.

Pihak yang menerima data terikat kewajiban kerahasiaan dan pelindungan data. Pemesanan hosting dan VPS di halaman Hosting dilakukan langsung di situs PT. Sriwijaya Utama Karya (Sriwijayahost), dan data yang Anda isi di sana dikelola sesuai kebijakan privasinya.

6. Transfer data ke luar negeri

Situs dan aplikasi kami berjalan di server di Indonesia. Beberapa layanan pendukung, misalnya WhatsApp/Meta dan Google Analytics (bila Anda setujui), dapat memproses data di luar Indonesia. Transfer tersebut dilakukan sesuai Pasal 56 UU PDP, kepada penyedia yang menerapkan standar pelindungan data yang memadai dan terikat perjanjian pemrosesan data.

7. Penyimpanan, pemusnahan, dan keamanan

  • Data prospek disimpan paling lama 2 tahun sejak kontak terakhir.
  • Data akun disimpan selama akun aktif. Setelah akun ditutup, data dihapus kecuali yang wajib disimpan, misalnya data tagihan dan transaksi di bawah ini.
  • Data lisensi, tagihan, dan transaksi disimpan 10 tahun sesuai kewajiban pencatatan dan perpajakan, lalu dimusnahkan.
  • Data pencegahan penyalahgunaan trial disimpan dalam bentuk hash paling lama 2 tahun.
  • Berkas pendaftaran add-on (KTP, rekening, NPWP, NIB) disimpan di penyimpanan privat yang hanya bisa dibuka Anda dan staf berwenang, selama layanan aktif dan 30 hari setelahnya, lalu dimusnahkan.
  • Catatan email yang kami kirim disimpan selama akun aktif, mengikuti ketentuan data akun.
  • Pengamanan yang kami terapkan: koneksi terenkripsi (HTTPS), kata sandi yang di-hash, autentikasi dua langkah, pembatasan akses sesuai peran, catatan aktivitas keamanan, dan pencadangan harian database situs dan area klien.
  • Salinan cadangan database disimpan 14 hari di penyimpanan privat, lalu terhapus otomatis. Data yang sudah dihapus dari sistem utama ikut hilang dari cadangan setelah periode tersebut.
  • Akses tim bantuan ke akun Anda: untuk menangani kendala yang Anda laporkan, staf support atau pemilik yang berwenang dapat membuka area klien Anda dalam "mode bantuan" untuk melihat tampilan yang sama dengan Anda. Mode ini tidak memakai atau mengubah password Anda, tidak dapat mengubah profil dan pengaturan keamanan, berakhir otomatis setelah 60 menit, dan setiap aksesnya tercatat di riwayat akun dan log keamanan kami.

8. Kegagalan pelindungan data

Bila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, kami memberi tahu Anda dan lembaga pelindungan data pribadi secara tertulis paling lambat 3 × 24 jam sesuai Pasal 46 UU PDP. Pemberitahuan memuat data yang terungkap, kapan dan bagaimana terjadi, serta upaya penanganan dan pemulihannya.

9. Hak Anda

Sesuai Pasal 5 sampai Pasal 13 UU PDP, Anda berhak:

  • mendapatkan informasi tentang pemrosesan data Anda;
  • melengkapi, memperbarui, dan memperbaiki data yang tidak akurat;
  • mengakses dan mendapatkan salinan data;
  • mengakhiri pemrosesan, menghapus, atau memusnahkan data;
  • menarik kembali persetujuan;
  • mengajukan keberatan atas keputusan yang hanya didasarkan pada pemrosesan otomatis;
  • menunda atau membatasi pemrosesan;
  • mendapatkan dan memindahkan data ke pengendali lain dalam format yang umum dipakai;
  • menggugat dan menerima ganti rugi atas pelanggaran pemrosesan data sesuai ketentuan perundang-undangan.

Kirim permintaan ke marketing@hrweb.id atau lewat tiket di area klien. Permintaan akses, perbaikan, penundaan, dan pengakhiran pemrosesan kami tanggapi paling lambat 3 × 24 jam sejak permintaan diterima. Untuk melindungi data Anda, kami dapat meminta verifikasi identitas. Salinan data akun (profil, layanan, tagihan, dan tiket) juga bisa diunduh langsung lewat tombol Unduh data saya di halaman profil area klien. Bila tidak puas dengan tanggapan kami, Anda dapat mengadu kepada lembaga pelindungan data pribadi.

Situs ini memakai cookie sesi yang diperlukan agar situs, login, dan formulir aman; cookie ini tidak memerlukan persetujuan. Cookie analitik (Google Analytics) hanya aktif setelah Anda memilih Setuju pada pemberitahuan cookie, dan persetujuan itu bisa ditarik kapan saja lewat tautan Pengaturan cookie di bagian bawah situs.

11. Anak

Layanan kami ditujukan untuk usaha dan instansi, bukan untuk anak. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data pribadi anak untuk keperluan kami sendiri.

12. Perubahan kebijakan

Kebijakan ini dapat diperbarui mengikuti perubahan layanan atau peraturan. Perubahan penting kami beritahukan lewat email atau pemberitahuan di situs sebelum berlaku, dan tanggal berlakunya tercantum di bagian atas.

Kontak

HR Digital
Petugas pelindungan data: marketing@hrweb.id
WhatsApp: +6285111467776

Tanya di WhatsApp