Cara Memilih Aplikasi Sales Order untuk Distributor

Di usaha distribusi, pesanan sering dimulai dari sales di lapangan: catatan di buku, foto nota, atau pesan WhatsApp ke admin. Cara ini berjalan selama pelanggan masih sedikit. Begitu jumlah sales, toko langganan, dan produk bertambah, mulai muncul masalah: harga salah, stok ternyata kosong, pengiriman terlambat, dan piutang menumpuk tanpa ada yang mengingatkan. Aplikasi sales order menyelesaikan masalah ini dengan satu alur yang tersambung dari pesanan sampai penagihan. Artikel ini membantu Anda memilih aplikasi sales order yang tepat untuk distributor dan grosir.

Apa itu aplikasi sales order?

Aplikasi sales order adalah aplikasi untuk mencatat pesanan pelanggan, biasanya oleh sales lapangan dari HP, lalu meneruskannya ke gudang, pengiriman, dan penagihan. Bedanya dengan aplikasi kasir: aplikasi kasir mencatat penjualan langsung di toko, sedangkan aplikasi sales order mengelola pesanan pelanggan grosir yang dibayar belakangan, dikirim terjadwal, dan sering memakai harga khusus.

Tanda distributor sudah butuh aplikasi sales order

• Admin harus mengetik ulang pesanan dari WhatsApp atau foto nota sales.
• Sales menjanjikan barang yang ternyata stoknya habis di gudang.
• Harga yang diberikan ke pelanggan berbeda-beda karena daftar harga tidak seragam.
• Pelanggan terus berutang melewati batas yang wajar tanpa ada peringatan.
• Pemilik sulit mengetahui sales mana yang paling produktif dan wilayah mana yang sedang turun.

Fitur wajib aplikasi sales order

Pesanan dari HP sales

Sales membuat pesanan langsung dari HP dengan katalog produk, tanpa nota kertas. Pesanan masuk ke kantor saat itu juga, sehingga admin tidak perlu mengetik ulang.

Harga khusus per pelanggan

Distributor biasanya punya harga berbeda untuk toko, grosir, dan pelanggan besar. Aplikasi harus otomatis memakai harga yang benar untuk setiap pelanggan atau kelompok pelanggan.

Limit kredit

Sistem memberi peringatan saat pesanan membuat utang pelanggan melewati batas yang ditentukan. Fitur sederhana ini sangat efektif mencegah piutang macet.

Stok gudang yang terhubung

Sales dan admin melihat stok yang sama. Barang yang sudah dipesan langsung dialokasikan sehingga tidak dijual dua kali. Untuk produk makanan, minuman, atau obat, dukungan batch dan tanggal kedaluwarsa juga penting.

Surat jalan dan bukti terima

Pesanan yang disetujui menjadi surat jalan, dijadwalkan ke armada, lalu dikonfirmasi dengan bukti terima dari pelanggan.

Faktur dan piutang

Faktur terbit otomatis dari pesanan, mendukung pembayaran sebagian, dan menampilkan umur piutang per pelanggan agar penagihan bisa diprioritaskan.

Laporan per sales, wilayah, dan produk

Pemilik bisa melihat omzet setiap sales, wilayah yang tumbuh atau turun, dan produk yang paling laku, tanpa menunggu rekap akhir bulan.

Fitur tambahan yang bernilai

• Check-in kunjungan dengan lokasi dan foto, untuk memastikan kunjungan sales benar-benar terjadi.
• Target sales per periode beserta pencapaiannya.
• Pengingat tagihan lewat WhatsApp ke pelanggan yang mendekati jatuh tempo.
• Pembayaran lewat virtual account dari payment gateway seperti Duitku, agar pembayaran pelanggan tercatat otomatis.
• Sinkron ke aplikasi akuntansi seperti Accurate Online, bila pembukuan Anda sudah memakainya.

Pertanyaan yang perlu diajukan ke penyedia aplikasi

1. Apakah harga dihitung per sales, per gudang, atau per akun usaha? Hitung total biayanya untuk jumlah sales Anda saat ini dan dua tahun lagi.
2. Apakah sales bisa memakai HP Android biasa tanpa perangkat khusus?
3. Bagaimana cara memindahkan data pelanggan, produk, dan stok dari sistem lama?
4. Apakah aplikasi bisa disesuaikan dengan alur persetujuan pesanan di perusahaan Anda?
5. Siapa yang membantu bila ada masalah di jam kerja, dan lewat jalur apa?

Langkah menerapkan aplikasi sales order

1. Siapkan data induk: daftar produk dan harga, daftar pelanggan beserta kelompok harga dan limit kreditnya, serta stok awal per gudang.
2. Uji dengan satu atau dua sales selama satu sampai dua minggu, sambil tetap mencatat dengan cara lama sebagai pembanding.
3. Latih admin gudang dan bagian penagihan, karena merekalah yang meneruskan pesanan menjadi pengiriman dan faktur.
4. Terapkan ke semua sales setelah alurnya lancar, lalu hentikan pencatatan manual.

Kesalahan yang sering terjadi saat beralih

• Data harga belum dirapikan. Kalau daftar harga lama masih berantakan, aplikasi hanya memindahkan kekacauan ke sistem baru. Rapikan kelompok harga pelanggan sebelum data dimasukkan.
• Stok awal tidak dihitung ulang. Lakukan stock opname sebelum mulai, agar stok di aplikasi sama dengan stok fisik sejak hari pertama.
• Sales tidak dilibatkan sejak awal. Ajak satu atau dua sales senior mencoba lebih dulu. Masukan mereka membuat penerapan ke sales lain jauh lebih lancar.
• Cara lama dibiarkan berjalan terlalu lama. Tetapkan tanggal kapan pesanan lewat WhatsApp atau nota kertas tidak lagi diterima, supaya semua pesanan tercatat di satu tempat.

Biaya aplikasi sales order

Di Rindava, fitur sales order dasar seperti pesanan dari HP, harga khusus, multi gudang, surat jalan, dan faktur sudah tersedia mulai paket Starter Rp200.000 per bulan. Limit kredit, check-in kunjungan, alokasi stok, batch dan kedaluwarsa, serta umur piutang ada di paket Bisnis Rp450.000 per bulan. Target sales dan dasbor pemilik real-time ada di paket Pro Rp900.000 per bulan. Rinciannya bisa dilihat di halaman aplikasi sales order dan aplikasi untuk distribusi & gudang.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah sales bisa membuat pesanan tanpa laptop?

Bisa. Sales cukup memakai HP untuk membuat pesanan, mengecek stok, dan melihat tagihan pelanggan.

Apa beda aplikasi sales order dengan aplikasi akuntansi?

Aplikasi sales order mengurus alur operasional dari pesanan sampai penagihan, sedangkan aplikasi akuntansi menyusun pembukuan dan laporan keuangan. Keduanya bisa disambungkan sehingga faktur dan pembayaran tidak perlu diinput ulang.

Apakah cocok untuk usaha yang juga memproduksi barang?

Untuk produksi sederhana, misalnya bahan baku menjadi barang jadi, fitur produksi bisa disiapkan. Untuk produksi yang lebih kompleks, modul ERP lebih sesuai.

Berapa lama sampai tim sales terbiasa?

Biasanya satu sampai dua minggu. Mulailah dengan sales yang paling terbiasa memakai HP, lalu biarkan mereka membantu rekan lain. Data pelanggan dan harga yang sudah rapi sejak awal membuat proses ini jauh lebih cepat.

Kesimpulan

Aplikasi sales order yang baik menyambungkan pesanan, stok, pengiriman, dan penagihan dalam satu alur, dengan harga khusus dan limit kredit yang berjalan otomatis. Pilih aplikasi yang biayanya masuk akal untuk jumlah sales Anda, lalu uji dengan data sungguhan. Coba Rindava gratis 30 hari atau diskusikan kebutuhan distribusi Anda dengan kami.